İş Toplantısı Nasıl Yapılır?

İş toplantısı, iş hayatının vazgeçilmez eylemlerinden biridir. Global şirketlerde olduğu kadar küçük ölçekli şirketlerde de profesyonel anlamda uygulanmaya başlayan iş toplantısı doğru yönetildiği takdirde, verimli ve ileriye dönük kararların alındığı, doğru yönetilmediği takdirde ise can sıkıcı bir eylem haline gelmektedir.

Toplantı konusuna karar verilerek, ilgilileri bilgilendirmek

Toplantı katılımcıları belirlendikten sonra, Tüm katılımcılara toplantının konusu, tarih, saat ve toplantının gerçekleştirileceği salon ile ilgili bilgilerin yer aldığı davet gönderilir. Bu sayede toplantı katılımcıları, katılacakları iş toplantısına önceden araştırmalarını yaparak, hazırlıklı katılırlar.

Toplantı Salonunun Düzeni

Mutlaka toplantı öncesinde salon düzeni oluşturulmalıdır. Genel olarak iş toplantısı sınıf düzeni veya U düzeni olarak planlanmaktadır. Katılımcı sayısı az ise U düzeni, Katılımcı sayısı fazla ise Sınıf düzeni oturma planı için uygun olacaktır.

Toplantı Araç ve Gereçlerinin Hazır Hale Getirilmesi

Toplantı esnasında aktif olarak kullanılacak olan yaka mikrofonu, barkovizyon, lazer pointer gibi cihazların kontrolünün yapılması, toplantı esnasında yaşanması muhtemel sorunların önüne geçecektir. İlaveten konuşma hakkı isteyen katılımcılar için toplantı öncesinde telsiz mikrofon hazır bulundurulmalıdır. Tüm katılımcılar için masada toplantı akışının yer aldığı program, notluk, kalem, su ve şeker gibi malzemelerin bulundurulması gerektiği unutulmamalıdır.

Toplantı Akışını Uyularak Zamanın Doğru Yönetilmesi

İş Toplantısı belli bir program akışı hazırlanarak gerçekleştirildiğinden dolayı, konuşmacıların mutlaka kendilerine verilen süreyi aşmadan, verilecek mesajları doğru bir şekilde katılımcılara aktarmalıdır. Doğru zaman yönetimi, katılımcılarında sıkılmaması adına önem arz etmektedir. Toplantı öncesinde görevlendirilen Raportör toplantı notlarını tutanak haline getirerek, tüm katılımcılara aktarmalıdır.

Toplantı sona ermeden önce tüm katılımcılar ile görüş alışverişi yapılmalıdır. Toplantı sonrasında ise alınan kararların uygulanıp uygulanmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Bir toplantını verimli geçmesini alınan kararların uygulanması ile mümkün olacaktır.